ERP-implementatie: meer dan een installatie alleen
Een ERP-implementatie is niet zomaar eventjes de software installeren en vervolgens op je lauweren rusten. Het gaat integendeel om een wel heel complex traject. Toch is een goede ERP-implementatie cruciaal om het maximale uit het ERP-systeem te halen.
ERP-implementatie is een veranderingsproces
ERP gebruiken impliceert dat we ons bedrijf op een andere manier gaan runnen. Afdelingen moeten komaf maken met bestaande werkmethodes en moeten de data op een gecentraliseerde manier verwerken. Opleidingen dringen zich met andere woorden op en het personeel moet de tijd krijgen om met het nieuwe systeem te leren werken. Dit kan soms de oorzaak vormen voor een aantal persoonlijke problemen, zoals angst ten gevolge van het doorbreken van de dagelijkse routine. Een goede begeleiding en ondersteuning dringt zich tijdens de ERP-implementatie dan ook op.
Hiernaast moet er ook rekening mee worden gehouden dat het verspreiden van kennis over de gehele organisatie het werk functioneler zal maken, maar ook minder afhankelijk. Net doordat onafhankelijkheden tussen medewerkers wijzigen kan de natuurlijke hiërarchie in de onderneming worden aangetast, waardoor strubbelingen ontstaan. Het is belangrijk dat de projectmanager ook hiervoor oog heeft en, via een sturende rol, tijdig ingrijpt.
Het belang van een goed voortraject valt niet te negeren
Een groot deel van de problematiek kan in feite worden teruggebracht tot het voortraject. Een goed voortraject vergroot immers de kans op een geslaagde ERP-implementatie. Zo moet er voldoende draagvlak zijn binnen de organisatie. Dit doe je onder andere door de personeelsleden voldoende te betrekken in het keuzeproces en hen tijdens het implementatietraject demoversies en andere demonstraties aan te bieden. Hen enthousiasmeren, noemen we het met gevleugelde woorden.
Denk echter ook aan een goed selectieproces waarbij de bedrijfsprocessen adequaat in kaart worden gebracht, het beschikken over een team met geschikte competenties en het eventueel inschakelen van een consultant om hen bij te staan. Vooral dit laatste is niet onbelangrijk. Het projectteam moet immers over voldoende kennis en kunde beschikken. Het is dan ook niet erg en zelfs logisch dat de medewerkers die expertise niet in huis hebben. Vul de hiaten dan wel in door de hulp van externe experts in te roepen.
De problematiek van de uiteindelijke installatie
Indien het voortraject grondig verliep en een draaiboek duidelijkheid heeft gebracht, kan men het ERP-systeem installeren. Het is de leverancier die de ERP-software op de server zal plaatsen. Echter moet hierbij ook rekening worden gehouden met de overdracht van bestaande data. Indien de data digitaal kan worden ingeladen, is de kans op succes groter. Soms is bepaalde data echter niet digitaal beschikbaar en moet men het manueel ingeven. Hier bestaat een reëel risico op fouten, zeker omdat het systeem voor de medewerkers nog vrij nieuw en onbekend is. Een goede opvolging en controle van de data-overdracht is dan ook cruciaal voor een geslaagde ERP-implementatie.
Risicopreventie en de ERP-implementatie
Tot slot zal men tijdens de ERP-implementatie ook uitbundig aandacht hebben voor de risico’s die aan de implementatie verbonden zijn. Denk bijvoorbeeld aan dataverlies met alle bijhorende gevolgen. Daarom zal men vooraf back-ups maken, een systeem voorzien voor het melden van bugs, een helpdesk opzetten en zal men na de feitelijke implementatie een en ander nog langdurig moeten opvolgen. Ook na het installeren is er nog een lang vervolgtraject aangewezen. En dat maakt ERP-implementatie ongemeen complex, maar toch zo interessant.
